Verwerkersovereenkomst (DPA)

Conform artikel 28 AVG

Deze overeenkomst (de 'Overeenkomst') regelt de verwerking, door ConstructOps, van persoonsgegevens voor rekening van de Klant. Ze maakt integraal deel uit van de Algemene dienstvoorwaarden.

1. Partijen en rollen

• De Klant — de zelfstandige of de onderneming die ConstructOps gebruikt — treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn eigen klanten die hij in de dienst invoert.
• De Dienstverlener — Frédéric Croix, zelfstandige (natuurlijke persoon), KBO 1040.604.815 (btw: BE 1040.604.815), Rue des Fosses 4, 6880 Bertrix, uitgever van ConstructOps onder die handelsnaam — treedt op als verwerker.

De Dienstverlener verwerkt die gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructies van de Klant, waarbij het normale gebruik van de dienst die instructies vormt.

2. Voorwerp, duur, aard en doel

• Voorwerp: het leveren van de dienst ConstructOps (facturatie, offertes, klantenbeheer, digitalisering van uitgaven, PEPPOL-verzending). De betaling van de facturen door de klanten van de Klant verloopt uitsluitend via rechtstreekse SEPA-overschrijving (EPC-QR-code) naar het IBAN van de Klant — ConstructOps onderschept die gelden nooit en verwerkt in dat verband geen enkel betaalgegeven.
• Duur: de Overeenkomst geldt voor de volledige duur van het abonnement en tot de teruggave of de verwijdering van de gegevens (art. 8).
• Aard en doel: verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, raadplegen, doorzenden en verwijderen van gegevens, uitsluitend met het oog op het leveren van de dienst aan de Klant.

3. Categorieën van gegevens en van betrokkenen

• Betrokkenen: de klanten van de Klant (natuurlijke personen, of contactpersonen bij professionele klanten).
• Categorieën van gegevens: identiteit en contactgegevens (naam, e-mail, telefoon, adres), btw-nummer, inhoud van de offertes en facturen, notities, uitgavebewijzen, gegevens van werfbezoeken (in voorkomend geval met inbegrip van foto's). ConstructOps verwerkt geen enkel betaalgegeven: de betaling van de facturen verloopt via rechtstreekse SEPA-overschrijving (EPC-QR-code) naar het IBAN van de Klant.
• Geen bijzondere categorieën (gevoelige gegevens) zijn voor de dienst vereist; de Klant verbindt zich ertoe er geen in te voeren.

4. Verplichtingen van de Dienstverlener (verwerker)

De Dienstverlener verbindt zich ertoe:

1. De gegevens uitsluitend te verwerken op gedocumenteerde instructies van de Klant, ook voor doorgiftes, behoudens een wettelijke verplichting (in welk geval hij de Klant daarvan op de hoogte brengt, tenzij dat wettelijk verboden is). 2. De vertrouwelijkheid te waarborgen: de personen die gemachtigd zijn de gegevens te verwerken, zijn tot vertrouwelijkheid gehouden. 3. De passende beveiligingsmaatregelen (art. 32 AVG) te nemen die in Bijlage 1 zijn beschreven. 4. De Klant bij te staan bij het beantwoorden van verzoeken tot uitoefening van de rechten van de betrokkenen (inzage, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid enz.), onder meer via de export- en wissingsfuncties van de dienst. 5. De Klant bij te staan bij de naleving van zijn verplichtingen inzake beveiliging, melding van inbreuken en, in voorkomend geval, gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA). 6. Aan de Klant elke inbreuk in verband met persoonsgegevens te melden die betrekking heeft op de verwerkte gegevens, zo snel mogelijk nadat hij er kennis van heeft gekregen, met de op dat ogenblik beschikbare informatie die de Klant toelaat zijn eigen meldingsplichten na te leven (onder meer tegenover de toezichthoudende autoriteit en, in voorkomend geval, de betrokkenen). 7. Bij het einde van de dienstverlening de gegevens te verwijderen of terug te geven naar keuze van de Klant (art. 8). 8. Aan de Klant de informatie ter beschikking te stellen die nodig is om de naleving van artikel 28 aan te tonen en audits mogelijk te maken (art. 7).

5. Verplichtingen van de Klant (verantwoordelijke)

De Klant waarborgt:

• over een rechtsgrond te beschikken voor de verwerking van de gegevens die hij invoert;
• zijn eigen klanten te informeren overeenkomstig de AVG;
• enkel rechtmatige instructies te geven;
• geen gevoelige gegevens in te voeren die niet noodzakelijk zijn.

6. Subverwerkers

De Klant machtigt de Dienstverlener om voor de uitvoering van de dienst een beroep te doen op de subverwerkers die in Bijlage 2 zijn opgesomd. De Dienstverlener legt aan elk van hen beschermingsverplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan die van deze Overeenkomst.

Bij toevoeging of vervanging van een subverwerker brengt de Dienstverlener de Klant daarvan vooraf op de hoogte, met een redelijke termijn om zich daartegen om gerechtvaardigde redenen te verzetten.

7. Audit

De Dienstverlener stelt de Klant, op redelijk verzoek, de informatie ter beschikking waarmee de naleving van deze Overeenkomst kan worden nagegaan. Audits gebeuren mits een redelijke voorafgaande kennisgeving, zonder de werking van de dienst te verstoren of de vertrouwelijkheid van de andere klanten in het gedrang te brengen.

8. Lot van de gegevens bij het einde van de overeenkomst

Bij de beëindiging van de dienst verwijdert de Dienstverlener de gegevens en de bestaande kopieën, of geeft hij ze terug aan de Klant, naar diens keuze.

Tussen het verzoek tot opzegging en het werkelijke einde van het abonnement, en vervolgens tijdens de periode van alleen-lezen die daarop kan volgen (zie Algemene voorwaarden, art. 3 en 5), behoudt de Klant raadpleegtoegang tot zijn gegevens en kan hij ze integraal exporteren; tijdens die periode van alleen-lezen kan geen enkel nieuw document worden aangemaakt of verzonden.

Belangrijk wettelijk voorbehoud: de verwijdering gebeurt onder voorbehoud van de wettelijke bewaarplichten waaraan de Dienstverlener of de Klant onderworpen is. In het bijzonder worden de facturen en boekhoudkundige stukken 10 jaar bewaard (art. 60 van het Belgische Btw-Wetboek); ze kunnen niet worden verwijderd vóór het verstrijken van die termijn. De gegevens die niet aan wettelijke bewaring onderworpen zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd. Beslissing gevalideerd door de Dienstverlener: na afloop van de toepasselijke termijnen is de verwijdering/anonimisering vandaag een handmatig proces, driemaandelijks uitgevoerd door de Dienstverlener — voor het geheel van de gegevenscategorieën technisch nog niet geautomatiseerd (zie de bewaarmatrix). De Dienstverlener documenteert elke driemaandelijkse controle.

9. Doorgiftes buiten de Europese Unie

Bepaalde subverwerkers (Bijlage 2) kunnen gegevens buiten de Europese Unie verwerken. Die doorgiftes zijn omkaderd:

• naar de Verenigde Staten — Resend (verzending van e-mails): standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) opgenomen in de DPA van Resend, automatisch van toepassing op zijn klanten.
• naar de Verenigde Staten — Anthropic (OCR van de uitgaven): standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses), automatisch opgenomen in de Commercial Terms of Service van Anthropic zodra die aanvaard zijn.

De subverwerker Mollie (betaling van het ConstructOps-abonnement van de Klant, te onderscheiden van de betaling van de facturen van zijn eigen klanten — zie §2) is gevestigd in Nederland (Europese Unie): geen doorgifte buiten de EU, geen standaardcontractbepaling vereist.

10. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van elke partij uit hoofde van deze Overeenkomst wordt beoordeeld overeenkomstig artikel 82 AVG en de beperkingen bepaald in de Algemene voorwaarden, binnen de door de wet toegelaten grenzen.

11. Taal

Deze Overeenkomst is opgesteld in het Frans en vertaald in het Nederlands. Bij verschil tussen beide versies heeft de Franse versie voorrang.

Bijlage 1 — Beveiligingsmaatregelen

Opgesteld op basis van de technische audit van 2026-08-08.

Aanwezig, tot op heden:

• Wachtwoorden bewaard als een veilige en onomkeerbare hash (bcrypt) — nooit leesbaar, nooit omkeerbaar 'versleuteld'.
• Tweefactorauthenticatie (TOTP): geheim bewaard versleuteld op applicatieniveau (AES/Fernet, afleiding per organisatie), door de gebruiker activeerbaar.
• PEPPOL-identificatiegegevens (e-invoice.be) en andere gevoelige API-identificatiegegevens: versleuteld op applicatieniveau (AES/Fernet).
• Strikte multi-tenantisolatie van de gegevens tussen organisaties.
• Toegangscontrole op basis van rollen.
• Auditlogboeken met tijdstempel (zie Privacybeleid, §7, voor de bewaartermijn).
• Versleutelde verbindingen (TLS) tussen de client en de dienst.
• Cryptografische verificatie van de binnenkomende meldingen (webhooks) van onze voornaamste dienstverleners (handtekening voor e-invoice.be; gedeeld token voor Mollie, gebruikt voor het ConstructOps-abonnement van de zelfstandige, niet voor de betaling van zijn klantfacturen).
• Hosting: OVH (Frankrijk, Europese Unie) — zie Wettelijke vermeldingen, rubriek Hosting.
• Back-up: dagelijkse back-up van de OVH-infrastructuur (3-voudige replicatie binnen het datacenter; versleuteling in rust tot op heden niet door de leverancier bevestigd); back-up op applicatieniveau (databank + bestanden) dagelijks geautomatiseerd sinds 2026-08-08, tot op heden niet versleuteld — beslissing uitdrukkelijk uitgesteld (zie hieronder).

Tot op heden niet aanwezig — geplande verbeteringen, nog niet uitgevoerd:

• Schijfversleuteling op het niveau van het besturingssysteem (OS).
• Veralgemeende versleuteling op PostgreSQL-niveau (pgcrypto) — enkel de hierboven opgesomde velden (2FA-geheim, PEPPOL-identificatiegegevens) worden individueel versleuteld op applicatieniveau; de rest van de databank is niet in rust versleuteld door een specifiek mechanisme.
• Versleuteling van de back-upbestanden op applicatieniveau.

Deze lijst vormt geen bewijs van integrale versleuteling van alle gegevens in rust — enkel de hierboven opgesomde velden zijn het voorwerp van een specifieke versleuteling op applicatieniveau. Geen integrale versleuteling in rust publiek beweren zolang de als niet-uitgevoerd vermelde punten niet daadwerkelijk zijn uitgevoerd.

Bijlage 2 — Lijst van de subverwerkers

(Actueel te houden. Elke wijziging wordt aan de Klant gemeld overeenkomstig artikel 6. De kolom 'Status' moet vóór elke publicatie opnieuw worden nagekeken: een subverwerker die hier vermeld staat, moet de configuratie weergeven die werkelijk actief is in productie, niet enkel een integratie die in de code beschikbaar is.)