Privacybeleid — ConstructOps

Dit beleid legt uit hoe ConstructOps persoonsgegevens verwerkt in het kader van zijn facturatie- en beheerdienst voor zelfstandigen in de bouw. Wij hechten bijzonder belang aan de bescherming van uw gegevens en aan de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG — Verordening (EU) 2016/679) en van de toepasselijke Belgische wetgeving.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De dienst ConstructOps wordt uitgegeven door:

• Frédéric Croix, zelfstandige (natuurlijke persoon) — ConstructOps is zijn handelsnaam.
• Ondernemingsnummer (KBO): 1040.604.815 (btw: BE 1040.604.815)
• Zetel: Rue des Fosses 4, 6880 Bertrix
• Contact privacy: contact@constructops.be

Voor elke vraag over uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten kunt u ons op bovenstaand adres schrijven.

2. Onze twee rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Dit is het kernpunt, want het bepaalt wie waarover beslist.

a) Voor de gegevens van uw ConstructOps-account zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Het gaat om de gegevens die u ons toevertrouwt om uw account aan te maken en te gebruiken (uw identiteit, uw e-mailadres, uw abonnementsgegevens). Wij bepalen de doeleinden en de middelen van die verwerking, en dit beleid dekt ze volledig.

b) Voor de gegevens die u over UW eigen klanten invoert, zijn wij verwerker. Wanneer u uw klanten registreert, offertes opmaakt, facturen uitreikt of uitgaven scant, voert u gegevens over derden in (uw klanten). Voor die gegevens bent u de verwerkingsverantwoordelijke: u beslist waarom en hoe u ze verwerkt, in het kader van uw activiteit. ConstructOps treedt uitsluitend op als verwerker, op uw instructies, om u de tool te leveren.

Die verwerkersrelatie is geregeld in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst (DPA), conform artikel 28 AVG, die deel uitmaakt van onze voorwaarden en onze wederzijdse verplichtingen preciseert. Als verwerkingsverantwoordelijke voor uw eigen klanten is het onder meer aan u om over een rechtsgrond te beschikken om hun gegevens te verwerken en om hen te informeren overeenkomstig de AVG.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Accountgegevens (wij, verantwoordelijke):

• Identiteit en contactgegevens: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer.
• Authenticatiegegevens: wachtwoord (bewaard als een veilige en onomkeerbare hash, algoritme bcrypt — nooit in klare tekst, nooit 'ontcijferbaar'), instellingen voor tweefactorauthenticatie (TOTP, door de gebruiker in en uit te schakelen).
• Abonnements- en facturatiegegevens van de dienst.
• Gegevens van uw onderneming: maatschappelijke benaming, ondernemingsnummer (KBO) en btw-nummer, professionele contactgegevens, PEPPOL-identificatie en, wanneer u ze invult, uw eigen professionele bankgegevens (IBAN/BIC) — uitsluitend gebruikt om de betaal-QR (EPC-QR) op uw facturen aan te maken, nooit om toegang te krijgen tot uw bankrekening.

Gegevens die u in het kader van uw activiteit invoert (u, verantwoordelijke — wij, verwerker):

• Gegevens van uw klanten: naam, e-mailadres, telefoon, btw-nummer, adres, notities.
• Offertes, facturen en factuurlijnen, gestructureerde formaten (UBL/XML) en bijbehorende PEPPOL-documenten.
• Werfbezoeken: titel, beschrijving, locatie, notities en werffoto's. Die foto's kunnen in zeldzame gevallen het beeld van een identificeerbare natuurlijke persoon bevatten; het is aan u, als verantwoordelijke, om enkel personen te fotograferen als u daarvoor over een rechtsgrond beschikt.
• Uitgaven: bewijsstukken (kastickets, pdf) verwerkt met optische tekenherkenning (OCR), met inbegrip van de naam van de handelaar, de bedragen en de datum. Er wordt eerst een lokale geautomatiseerde verwerking geprobeerd, zonder doorgifte aan een externe dienstverlener; indien nodig wordt het bewijsstuk doorgegeven aan een dienstverlener voor OCR met artificiële intelligentie (zie §5). Die bewijsstukken bevatten geen beeld van een natuurlijke persoon.
• Overzichten en financiële indicatoren (bedragen van offertes/facturen, kosten, marges, rendabiliteit per werf), automatisch berekend op basis van uw eigen offertes, facturen en uitgaven — wij hebben op geen enkel moment rechtstreekse toegang tot uw bankrekeningen.

Technische gegevens (wij, verantwoordelijke):

• Beveiligings- en auditlogboeken: IP-adres, type browser/toestel, tijdstempels en uitgevoerde handelingen, met het oog op beveiliging en traceerbaarheid.
• Token voor pushmeldingen: technische identificator die door uw mobiele toestel wordt aangemaakt om meldingen te ontvangen, gekoppeld aan uw meldingsvoorkeuren (per categorie: facturen, offertes, uitgaven, fiscaliteit, PEPPOL enz.), op elk moment instelbaar en uitschakelbaar in de applicatie.

4. Waarom verwerken wij die gegevens, en op welke rechtsgrond?

Voor de gegevens van uw klanten ligt de rechtsgrond bij u, in uw hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke. ConstructOps verwerkt ze uitsluitend op uw instructies.

5. Wie heeft toegang tot uw gegevens? Onze verwerkers

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij doen een beroep op een beperkt aantal technische dienstverleners (verwerkers) die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de dienst:

• Hosting van de applicatie en de gegevens — OVH (Frankrijk, Europese Unie).
• E-Invoice BV (merk e-invoice.be, BE1018.265.814, Brusselsesteenweg 119/A, 1980 Zemst, België) — dienstverlener voor elektronische facturatie / Peppol Access Point, die het verzenden en ontvangen van documenten via het PEPPOL-netwerk mogelijk maakt (zie §6 voor de locatie van de verwerking).
• Resend (met een SMTP-relais als reserve) — verzending van transactionele e-mails (facturen, meldingen). Gevestigd in de Verenigde Staten; die doorgifte is geregeld door de standaardcontractbepalingen (SCC) die in de DPA van Resend zijn opgenomen (zie §6).
• Anthropic — optische tekenherkenning (OCR) met artificiële intelligentie van de uitgavebewijzen, enkel gebruikt wanneer de lokale geautomatiseerde verwerking niet volstaat. Gevestigd in de Verenigde Staten; die doorgifte is geregeld door de standaardcontractbepalingen (SCC), automatisch opgenomen in de Commercial Terms of Service van Anthropic zodra die aanvaard zijn (zie §6).
• Mollie — verwerking van de betaling van uw eigen ConstructOps-abonnement (Nederland, Europese Unie). Die dienstverlener komt op geen enkel moment tussen in de betaling van de facturen van uw klanten, die uitsluitend via rechtstreekse SEPA-overschrijving worden voldaan (zie hieronder).
• Expo — verspreiding van de pushmeldingen naar de mobiele applicatie, op basis van de technische token beschreven in §3 (geen andere gegevens dan die token en de strikte inhoud van de melding worden aan die dienstverlener doorgegeven). Gevestigd in de Verenigde Staten; het contractuele kader van die doorgifte (standaardcontractbepalingen) is voor deze dienstverlener nog niet geverifieerd (zie §6).

De betaling van uw facturen door uw eigen klanten verloopt uitsluitend via rechtstreekse SEPA-overschrijving (EPC-QR-code afgedrukt op de factuur): het geld gaat rechtstreeks van de bank van uw klant naar uw eigen IBAN, zonder ooit via ConstructOps of via een externe betaaldienstverlener te passeren.

Elk van die dienstverleners is gebonden door verbintenissen inzake vertrouwelijkheid en beveiliging, en krijgt enkel toegang tot de gegevens voor de strikte levering van zijn dienst.

De hosting (OVH, actieve uitrol in stagingomgeving sinds 6 augustus 2026) en de betaling van het abonnement (Mollie) zijn inmiddels beide actief in productie, dit laatste geverifieerd door een end-to-endtest op 9 augustus 2026 (checkout → betaling → webhook → activering van het abonnement). De activeringsstatus in productie van de PEPPOL-dienstverlener (E-Invoice BV / e-invoice.be) blijft tot op heden te bevestigen (zie §6).

6. Verlaten uw gegevens de Europese Unie?

• Hosting: OVH (Frankrijk) — verwerking binnen de Europese Unie, geen doorgifte buiten de EU.
• PEPPOL (E-Invoice BV / e-invoice.be): dienstverlener gevestigd in België. Zijn officiële voorwaarden vermelden dat de voornaamste productiedatacenters zich in de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden — de precieze locatie van die centra wordt door die bron niet gedetailleerd. E-Invoice BV preciseert een beroep te kunnen doen op subverwerkers of bepaalde verwerkingen buiten de EER te kunnen uitvoeren, met passende waarborgen (standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie) in dat geval; de lijst van zijn eigen subverwerkers en het detail van die eventuele doorgiftes moeten rechtstreeks bij de dienstverlener worden opgevraagd.
• Betaling van uw facturen door uw klanten: rechtstreekse SEPA-overschrijving (EPC-QR-code) — geen enkel gegeven passeert via ConstructOps of via een externe dienstverlener, dus geen doorgifte.
• Betaling van uw ConstructOps-abonnement (Mollie): Nederland, Europese Unie — geen doorgifte buiten de EU.
• Verzending van e-mails (Resend): die dienstverlener verwerkt gegevens in de Verenigde Staten. Die doorgifte is geregeld door standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) die in de DPA van Resend zijn opgenomen en automatisch op zijn klanten van toepassing zijn.
• OCR van de uitgaven (Anthropic): die dienstverlener verwerkt gegevens in de Verenigde Staten. Die doorgifte is geregeld door standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses), automatisch opgenomen in de Commercial Terms of Service van Anthropic zodra die aanvaard zijn.
• Pushmeldingen (Expo): die dienstverlener verwerkt de token voor pushmeldingen in de Verenigde Staten. Anders dan bij Resend en Anthropic hierboven is het contractuele kader van die doorgifte tot op heden niet geverifieerd; enkel de technische token en de strikte inhoud van de melding worden aan hem doorgegeven, geen enkel ander persoonsgegeven.

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Facturen en boekhoudkundige stukken: 10 jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op hun uitreiking, overeenkomstig de Belgische wettelijke verplichting (art. 60 van het Btw-Wetboek). Die verplichting gaat voor op verzoeken tot wissing: facturen kunnen niet worden verwijderd vóór het verstrijken van die termijn. Beslissing gevalideerd door de verwerkingsverantwoordelijke: na het verstrijken van die termijn is de verwijdering/anonimisering vandaag een handmatig proces, driemaandelijks uitgevoerd door de verwerkingsverantwoordelijke — ze is technisch nog niet geautomatiseerd (het technische mechanisme bestaat, maar draait in simulatiemodus, zonder werkelijke verwijdering). De wissing na afloop van de termijn is dus niet onmiddellijk: ze gebeurt uiterlijk bij de driemaandelijkse controle die volgt op het verstrijken van de wettelijke termijn.
• Accountgegevens: gedurende de volledige duur van uw abonnement. Bij verwijdering van uw account wordt uw identiteit onmiddellijk geanonimiseerd en uw toegang uitgeschakeld; de boekhoudkundige documenten waaraan u verbonden bent, blijven bewaard volgens de wettelijke termijnen hierboven.
• Exports van uw gegevens: het volledige exportbestand dat u aanmaakt, blijft 48 uur downloadbaar. Na die termijn wordt de download geblokkeerd. Beslissing gevalideerd door de verwerkingsverantwoordelijke: de fysieke verwijdering van het bestand op onze servers gebeurt vandaag handmatig, in het kader van dezelfde driemaandelijkse opschoning als die voor de facturen en de boekhoudkundige stukken (zie hierboven) — ze is technisch nog niet geautomatiseerd.
• Beveiligings- en auditlogboeken: bewaring 12 maanden, beslissing gevalideerd door de verwerkingsverantwoordelijke. De opschoning na die termijn gebeurt vandaag handmatig, in het kader van diezelfde driemaandelijkse controle, in afwachting van de technische automatisering (de code laat een analyse toe van het logboekvolume per ouderdom, maar verwijdert tot op heden geen enkel logboek automatisch).
• Gegevens van uw klanten die niet aan wettelijke bewaring onderworpen zijn: verwijderd of geanonimiseerd op uw verzoek of op dat van de betrokkene, binnen de grenzen beschreven in punt 8.

8. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG beschikt u over de volgende rechten op uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — een kopie verkrijgen van de gegevens die u betreffen.
• Recht op rectificatie — onjuiste gegevens laten verbeteren.
• Recht op wissing — de verwijdering van uw gegevens vragen. Dat recht geldt onder voorbehoud van onze wettelijke bewaarplichten: de gegevens op facturen of boekhoudkundige stukken worden bewaard tot het verstrijken van de wettelijke termijn van 10 jaar, terwijl de gegevens die voor die verplichtingen niet nodig zijn, gewist of geanonimiseerd worden.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid — uw gegevens ontvangen in een gestructureerd en machineleesbaar formaat, binnen een termijn van maximaal 30 dagen vanaf uw verzoek (wettelijke AVG-termijn, art. 12.3). Onze exportfunctie bezorgt u uw gegevens én de bijbehorende bestanden (facturen, bewijsstukken).
• Recht van bezwaar tegen een verwerking gebaseerd op het gerechtvaardigd belang.

Om die rechten uit te oefenen, schrijft u naar contact@constructops.be. Wij antwoorden binnen een termijn van één maand. Elk verzoek tot wissing wordt vastgelegd, met vermelding van wat verwijderd is en wat op grond van onze wettelijke verplichtingen bewaard is gebleven.

Wanneer het verzoek de gegevens van uw klanten betreft, richt u zich eerst tot de verantwoordelijke zelfstandige (uw dienstverlener), die als verwerkingsverantwoordelijke beslist; wij staan hem bij in onze hoedanigheid van verwerker.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: wachtwoorden bewaard als veilige hash (niet omkeerbaar), tweefactorauthenticatie, strikte scheiding van de gegevens tussen organisaties (multi-tenantisolatie), toegangscontrole op basis van rollen, auditlogboeken, en cryptografische verificatie van de meldingen die wij van onze voornaamste dienstverleners ontvangen (ondertekende webhooks). Aangezien geen enkel systeem onfeilbaar is, verbinden wij ons ertoe bij een incident met bekwame spoed te reageren en onze meldingsplichten na te leven.

10. Cookies

ConstructOps gebruikt uitsluitend de cookies die strikt noodzakelijk zijn voor zijn werking (bijvoorbeeld om uw aangemelde sessie in stand te houden). Die cookies hebben geen reclamedoeleinde en vereisen uw voorafgaande toestemming niet. Wij gebruiken geen trackingcookies van derden voor marketingdoeleinden, noch een tool voor publieksmeting.

11. Klacht bij de toezichthoudende autoriteit

Als u meent dat de verwerking van uw gegevens niet conform is, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde Belgische autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35, 1000 Brussel contact@apd-gba.be — +32 (0)2 274 48 00 www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

12. Wijzigingen van dit beleid

Wij kunnen dit beleid laten evolueren om wijzigingen van de dienst of van de regelgeving weer te geven. Elke wezenlijke wijziging wordt u gemeld, en de datum van de laatste bijwerking staat bovenaan het document.

13. Taal

Dit beleid is opgesteld in het Frans en vertaald in het Nederlands. Bij verschil tussen beide versies heeft de Franse versie voorrang.